Zorg voor een goede werkplanning en voorkom werkstress!

Vind jij het vaak lastig om al je taken te volbrengen en zie je tegelijkertijd dat het je collega’s wel voor de wind gaat? De kans is groot dat jij je tijd inefficiënt indeelt, waardoor werkzaamheden onnodig veel tijd van je vragen. Dit artikel vormt daarom een beknopte cursus time management, waarin je leert hoe je door het doen van enkele eenvoudige aanpassingen jouw productiviteit en effectiviteit kunt verhogen.

1. Vaste lasten
Fout: In vrijwel iedere baan heb je te maken met werkzaamheden die dagelijks, wekelijks of maandelijks terugkeren. Regelmatig wordt vergeten deze taken op te nemen in de planning.
Oplossing: Bepaal hoeveel tijd deze ‘vaste lasten’ precies in beslag nemen. De tijd die overblijft kun je gebruiken voor andere taken.

2. Verzamelplek
Fout:
Veel mensen gebruiken talloze lijstjes en (sub)systemen naast elkaar om taken, afspraken en verantwoordelijkheden in op te slaan. Dit lijkt handig, maar zorgt juist voor een gebrek aan overzicht.
Oplossing: Verzamel al je taken, afspraken en verantwoordelijkheden systematisch op een vaste plek: in één agenda en één takenlijst.

Advertisements

3. Toestroom
Fout:
Taken, afspraken en verantwoordelijkheden komen doorgaans via verschillende wegen bij je terecht. Hoe meer plekken je hebt waar nieuwe informatie binnenkomt, des te lastiger het is om overzicht te bewaren.
Oplossing: Vraag leidinggevenden, collega’s en klanten hun afspraken altijd per e-mail aan je te laten sturen of bevestigen. Op die manier creëer je één plek waar alle informatie terug te vinden is.

4. Planning
Fout:
Een planning heeft weinig zin als deze niet wordt bijgewerkt. Op die manier blijven nieuwe taken zich opstapelen en verlies je opnieuw het overzicht.
Oplossing: Begin en eindig je werkdag met het updaten van je agenda en takenlijst. Op die manier zie je niks over het hoofd.

5. Opdelen
Fout:
Mensen overschatten dikwijls hun eigen productiviteit. Het gevolg hiervan is dat taken niet conform planning voltooid worden, maar worden uitgesteld.
Oplossing: Om uitstelgedrag te voorkomen is het handig om grote projecten in behapbare stappen op te delen. Zo wordt overzichtelijker welke acties je moet ondernemen om de taak te kunnen volbrengen.