Gemeente Waddinxveen is in 2016 begonnen met de bijzondere transformatie van een bestaand winkelpand tot nieuw thuis voor zowel de inwoners van de gemeente als voor de gemeenteambtenaren. Niet alleen is het nieuwe gemeentehuis energieneutraal, ook is de indeling volledig gericht op ‘het nieuwe werken’. Bezoekers worden niet meer in ‘hokjes’ ontvangen en de tweehonderd medewerkers kunnen op hun beurt gebruikmaken van verschillende type werkplekken. Zo vind je er overlegplekken – formeel in vergaderruimtes, maar ook informeel in het werkcafé – en flexplekken. Eind februari 2018 hebben de medewerkers het nieuwe gemeentehuis betrokken.
Behoefte aan efficiënt beheer bedrijfsmiddelen
Deze nieuwe manier van werken vraagt om een efficiënt beheer van bedrijfsmiddelen, vertelt Tosca Brog. Zij is Coördinator Automatisering binnen de gemeente en verantwoordelijk voor de ICT: “In ons oude pand beschikten wij over meer dan genoeg werkplekken en dat doen we nu nog steeds. Het verschil is dat de medewerkers nu gestimuleerd worden om flexibel te zijn, zodat ze ook buiten het gemeentehuis kunnen werken. Je kunt je voorstellen dat het voor de Wethouder van Kunst en Cultuur van toegevoegde waarde is om af en toe vanuit het kunstcentrum aan het werk te zijn. Om dit te faciliteren, hebben wij onder andere laptops en OV-kaarten beschikbaar gesteld.”
De uitleen van deze bedrijfsmiddelen verliep ongestructureerd. De medewerkers van het gemeentehuis konden bij de facilitair medewerkers items lenen zoals laptops en fietsen, maar de wisselende roosters bevorderde de administratie niet. Brog: “Als je een laptop had geleend bij facilitair medewerker X, dan was de kans groot dat je hem weer in moest leveren bij facilitair medewerker Y. Dat in combinatie met de ongestructureerde administratie van de in- en uitleen resulteerde erin dat er regelmatig spullen kwijtraakten of te laat werden ingeleverd. In die 1,5 tot 2 jaar dat het op die manier verliep, hebben we wel gemerkt dat er behoefte bestaat aan de mogelijkheid om spullen te lenen. Met het nieuwe pand, waar het nieuwe werken extra wordt gestimuleerd, is onze verwachting dat deze behoefte alleen maar groter gaat worden. Daarom wilden we dit graag professionaliseren.”
Uitleenmuur de oplossing
Gemeente Waddinxveen heeft die professionaliseringslag gevonden in de combinatie van de KeyConductor en de CapLocker. Met deze combinatie is het niet alleen mogelijk om middelen uit te lenen, maar ook sleutels. Brog: “Hierdoor kunnen wij naast laptops en iPhone-opladers ook fietssleutels en OV-kaarten uitlenen. Middelen die het nieuwe werken stuk voor stuk faciliteren. Met de QR-code die bij de reservering wordt ontvangen, kan het item bij de uitleenmuur worden opgehaald en ook weer teruggebracht.”
De indeling van de uitleenmuur bij Gemeente Waddinxveen is als volgt: 15 kasten voor laptops, 5 kasten voor iPhone-opladers en 4 grote kasten die worden gebruikt als postvak. Stukken die anders in de postkamer zouden blijven liggen. Brog “Belangrijke, vertrouwelijke stukken liggen nu niet meer voor het grijpen. In ons vak, met name voor de afdeling HR en Juridische Zaken, is dat een groot voordeel.“
Zelfredzaamheid en inzicht vergroot
Met de uitleenmuur ziet Gemeente Waddinxveen dat de zelfredzaamheid van medewerkers is vergroot. Brog: “Medewerkers zijn niet meer afhankelijk van de werktijden van de facilitair medewerker voor de in- en uitleen van de items. Zij kunnen op een moment dat het hen uitkomt een reservering doen en het item ophalen bij de uitleenmuur.”
Aan de kant van de gemeente is het grote voordeel dat er te allen tijde antwoord gegeven kan worden op vragen als wie, wat, waar en wanneer. Brog: “Voorheen raakten wij regelmatig middelen kwijt. Dat kan met deze uitleenmuur niet meer. Wanneer je iets geleend hebt en niet op tijd hebt teruggebracht, krijg je eerst een herinnering. Daarna wordt ook de facilitair medewerker geïnformeerd. Zo blijft er controle en wordt de kans op het verlies van bedrijfsmiddelen nihil.”
Gemeente Gouda en Hogeschool Utrecht als referentie
Gemeente Waddinxveen wist van het bestaan van de ‘uitleenmuur’ via de Gemeente Gouda, met wie het nauw contact onderhoudt. Brog: “De gemeente Gouda werkte al met de KeyConductor voor de uitleen van sleutels. Zo wisten wij van het bestaan ervan. Toen wij zagen dat dit idee bij Hogeschool Utrecht werd gecombineerd met de uitleen van andere, grotere middelen, hebben wij contact gezocht met CaptureTech en zijn we samen dit project gestart.”
Waar een nieuwe, technische implementatie doorgaans veel tijd nodig heeft voordat het wordt omarmd door de gebruikers, waren de medewerkers van de gemeente al snel te spreken over de oplossing. Brog: “Dat komt vooral door de herkenbare elementen, zoals een QR-code. Natuurlijk helpt het ook mee dat mensen onafhankelijk zijn, zij hebben niemand meer nodig om een item te kunnen lenen. Ik verwacht dat de uitleenmuur de komende tijd meer en meer gebruikt zal worden. En ik ben apetrots dat ik deze innovatie samen met CaptureTech binnen de gemeente heb kunnen realiseren.”
Heeft u lokaal nieuws uit Gouda of omgeving?
Mail het ons via redactie@degouda.nl
Download nu deGouda App voor iOS en Android
12-04-2019 14:20