Gouda – Komt u langs het Huis van de Stad dan wekt het waarschijnlijk de indruk nagenoeg verlaten te zijn. We hebben ook geen protesterende ambtenaren op de Markt gezien en dus nemen we aan dat er massaal thuisgewerkt wordt. Alle reden om een aantal vragen aan de gemeente voor te leggen. De antwoorden werden voor ons verzameld door Monique Neve, woordvoerder bij de gemeente Gouda.
Dat het stil is in het Huis van de Stad beaamt Neve volledig. Het is een logisch gevolg van het besluit om gelijk al bij de eerste golf over te gaan naar een virtuele organisatie. Dat was in één week geregeld en helaas is er na die eerste golf weinig veranderd. Waar het ook vandaan moest komen, voorop stond dat de directe service overeind gehouden moest worden en de crisis gemanaged. Het werk in het Huis van de Stad werd en wordt slechts voortgezet door tussen de 5% en 8% van de medewerkers. Zij werken voor publiekszaken, toezicht en handhaving. Het gaat dan om zo’n 25 tot 40 personen.
Elk nadeel heeft z’n voordeel
In haar antwoord op de vraag wat de grootste obstakels zijn begint Neve eerst met de nadelen. Er is minder persoonlijk contact, vervaging tussen werk en privé thuis, onvoldoende contact en het gebrek aan uitwisseling en ontmoeting tussen collega’s onderling en met leidinggevenden.
Daar staan gelukkig wel voordelen tegenover zoals prima digitale verbindingen, meer mogelijkheden om thuis de werkzaamheden af te stemmen, geen tijdverlies aan woon/werkverkeer, waarmee gelijk een bijdrage aan het milieu wordt geleverd. Het lijkt in de ambtelijke wereld dus niet veel anders dan in de private sector.
Is er nog sprake van voldoende communicatie?
Voor onderlinge verbinding is digitale communicatie onmisbaar geworden. Dat geldt voor contacten en gesprekken tussen medewerkers, teamgenoten en leidinggevenden. Zoom en telefonische contacten maken de dienst uit en gelijktijdig wordt veel aandacht besteed aan het goed informeren van medewerkers en ondersteuning geven waar dat nodig is. Weliswaar digitaal.
Op de vraag of het corona virus, zowel thuis als op kantoor, nog wel buiten de deur gehouden kan worden antwoordt Neve: “Het stadsbestuur en medewerkers volgen de landelijke insteek dat thuiswerken bijdraagt aan het voorkomen van de verspreiding van het virus. Wellicht daardoor blijkt het verzuimcijfer bij de gemeente juist lager dan voorafgaande jaren. Er wordt in de huidige omstandigheden veel aandacht geschonken aan wat elke medewerker nodig heeft om gezond te blijven. En dat is maatwerk”, zegt Neve.
Kunnen het publiek, de inwoners en ondernemers omgaan met een grotendeels thuiswerkende overheid?
Aan de bereikbaarheid via telefoon, mail of digitaal is volgens Neve gelukkig niets veranderd. Waar persoonlijk contact onontbeerlijk is of een digitaal gesprek moet worden gepland, kan iedereen nog steeds op dezelfde wijze bij de receptie terecht. Het enkel werken op afspraak wordt niet als hinderlijk ervaren. Dit blijkt uit het doorlopend klanttevredenheidsonderzoek, waaruit naar voren komt dat klanten het volledig op afspraak werken als positief ervaren.
Bij Burgerzaken is er al een tijd geen vrije inloop meer en moet iedereen dus ook een afspraak maken. Soms moet men langer wachten tot er een afspraak mogelijk is. Voor spoedzaken is daarentegen wel extra tijd gereserveerd, zodat mensen in dat geval niet in de problemen komen.
Artikel gaat verder na de foto
Het gemeentehuis ‘Huis van de Stad’ vanaf een perron op station Gouda
En hoe gaat het bij het ondertekenen van documenten?
Volgens Neve gebeurt dat digitaal. Waar incidenteel nog een “natte” handtekening nodig is wordt dit veilig georganiseerd. Dat geldt ook voor incidenteel voorkomende persoonlijke gesprekken. Voor de rest alleen maar digitale communicatie; onderling, met leidinggevenden en bewoners.
Wel uitstel, geen afstel?
Ontstaat er achterstand doordat veel werk op verschillende locaties en vooral als thuiswerk, wordt verricht? Neve geeft aan dat er geen grote achterstanden ontstaan door thuiswerken. Daarentegen zorgen de corona richtlijnen er voor dat er soms andere keuzes gemaakt moeten worden zoals niet op huisbezoek gaan. Tevens zijn medewerkers op andere taken gezet zoals het verlenen van inkomenssteun aan ondernemers. Voorts is er extra aandacht voor inwoners die in een kwetsbare positie verkeren, zoals de snelle uitvoering van TOZO, het verzorgen van laptops voor kinderen, maatschappelijke opvang voor dak- en thuislozen enz. Dus uiteindelijk wel achterstand als gevolg van corona en ja, die moet uiteindelijk een keer worden ingelopen.
De voorbereidingen van de verkiezingen
Bij dit onderwerp spreekt Neve vooral over uitdagingen. Het thuiswerken en de nog altijd niet duidelijke regels omtrent het organiseren van de verkiezingen vergt van de betrokkenen meer inspanning dan voorheen. Denk aan de organisatie van vroeger stemmen, over meerdere dagen verspreid en per brief stemmen. En de eerste twee natuurlijk corona proof. Men gaat er wel vanuit dat de verkiezingen door kunnen gaan.
En dan de werksfeer
Corona maakt dat we met z’n allen in een sneltreinvaart leren hoe met alternatieven om te gaan om gezamenlijk het werk te kunnen doen, ervaart ook Neve. Daar hoort vallen en opstaan ook bij, maar het daagt uit tot creativiteit en het vinden van oplossingen zoals dat voor veel organisaties geldt.
Tegelijk wordt de warmte van de collegialiteit gemist en de energie die het elkaar ontmoeten geeft. “En geldt niet in het minst de mensen voor wie we het doen, de Goudse burgers dus”, eindigt Monique Neve.
Door Cor Sul
30-01-2021 09:15