Gouda overtrad aanbestedingsregels bij inkoop gemeentepagina’s

Gouda – Het gemeentenieuws word al langere tijd wekelijks verspreid in de Goudse Post. Hoe vanzelfsprekend dat misschien ook lijkt, voor de verspreiding moet iedere vier jaar opnieuw een contract worden opgemaakt. Daar hoort een aanbesteding bij, waarbij ook andere kranten kunnen meedingen naar de opdracht. Op een gelijk speelveld, zo is de bedoeling. Maar daarvan lijkt eind vorig jaar geen sprake geweest, zo blijkt uit de reconstructie die de Stichting Lokale Verbinding maakte met behulp van de Wob (Wet openbaarheid van bestuur).

De gemeentepagina’s zijn die pagina’s in de Goudse Post waarin met blauw/rode opmaak het wekelijkse nieuws van de gemeente Gouda naar buiten wordt gebracht. De gemeente wil die graag bij zoveel mogelijk Gouwenaars onder de aandacht brengen, omdat die informatie omvatten over plannen, vergunningen en dergelijke binnen Gouda. Kranten ontvangen een bedrag voor het publiceren van de gemeentepagina’s. Vanwege de hoogte van het bedrag moet het vergeven van de opdracht via een aanbesteding gebeuren. Zo krijgt iedere uitgever een eerlijke kans om mee te dingen.

Zo’n aanbesteding moet voldoen aan een aantal basisprincipes. Zo mag de overheid geen onderscheid maken in nationaliteit, moeten ondernemers gelijk worden behandeld, hoort informatie over de aanbesteding transparant te zijn en moeten de gestelde eisen in verhouding staan tot de opdracht.

Advertisements

Reconstructie

Woensdag 25 september.
Eind september komen de gemeentepagina’s voor het eerst ter sprake binnen de gemeente. Ambtenaren e-mailen elkaar erover onder het onderwerp: ‘aanbesteding Goudse Post’. Sterker, een van de ambtenaren schrijft zelfs onverholen: ‘De enige reden dat wij nu gaan aanbesteden is namelijk omdat het contract [met de Goudse Post] afloopt en we wel moeten’.

Als de gemeente zich realiseert dat ze ook andere partijen een kans moet geven, sturen ze het Gouds Dagblad en Weekblad deGouda (Print Media Nederland, vanaf nu PMN) een uitnodiging per mail voor een oriënterend gesprek. In de uitnodigingsmail wordt aangegeven dat men opzoek is naar een partij die het gemeentenieuws wekelijks huis-aan-huis kan bezorgen.

Dinsdag 15 oktober.
Na veel interne vijven en zessen over de nieuwe opdracht, vindt er 15 oktober een verkennend gesprek plaats tussen PMN en de gemeente Gouda. Daarin wordt volgens PMN gesproken over hun visie op de verspreiding van het gemeentenieuws, namelijk het nieuws deels digitaal uitgeven in plaats van op papier zodat zoveel mogelijk Gouwenaars worden bereikt (meer dan alleen in een krant). Hun verwachting is dat na deze verkennende ronde, zoals gebruikelijk, de functionele specificaties voor de aanbesteding zullen worden opgesteld en gedeeld. De aanbesteding is dan een feit.

In het gesprek wordt volgens PMN geen moment gesproken over het feit dat de visie van het bedrijf, niet wekelijks op papier uitgeven, betekent dat hen de opdracht zal worden geweigerd.

Donderdag 17 oktober.
Twee dagen na het gesprek stuurt PMN haar visie op de verspreiding van het gemeentenieuws naar de gemeente. Daarop volgt geen reactie.

Donderdag 7 november.
Na een stilte van drie weken vraagt PMN per e-mail maar eens naar de stand van zaken. Er volgt opnieuw stilte.

Maandag 18 november.
Ruim een maand na het insturen van PMN’s visie reageert de gemeente. Een ambtenaar schrijft dat deze aanbesteding gaat over ´gedrukte media´ en neemt eigenhandig aan dat het bedrijf niet meer wil meedingen naar de opdracht, omdat zij meer digitaal wil doen. Hij of zij schrijft dat er in 2020 een nieuwe aanbesteding komt voor digitaal nieuws en dat het bedrijf daarover bericht krijgt. PMN reageert een dag later expliciet dat zij juist wel wil meedingen naar de huidige opdracht. In de mail wijst PMN op haar voorstel voor publicatie en haar visie. Uit de mail blijkt dat zij de indruk heeft dat ze in het proces nog in de fase voor de werkelijke aanbesteding zit.

Vrijdag 29 november krijgt PMN een mail van de gemeente met ‘excuses voor de late reactie’ en een mededeling: ‘Tijdens onze eerdere contacten heeft u aangegeven dat uw papieren krant niet wekelijks verschijnt. Om voorgaande reden hebben wij helaas moeten besluiten u voor deze opdracht terzijde te leggen.’ De opdracht is vergeven.

Uit de Wob blijkt dat er op dat moment nog geen aanbestedingsspecificaties op papier staan, ook is er nog geen overeenkomst met de Goudse Post (DPG media). Kortom: er is geen aanbesteding gedaan. Nog diezelfde dag reageert PMN teleurgesteld dat zij graag had meegedacht voor een oplossing om het gemeentenieuws iedere week uit te brengen op papier.

Intussen bij DPG media…
Intussen is er druk mailverkeer tussen de gemeente Gouda en het moederbedrijf van de Goudse Post, DPG media, om onderhands tot afspraken te komen. Gouda weet: als de andere twee partijen zijn afgevallen, dan kan de opdracht in een onderhandse aanbesteding met DPG media worden afgehandeld.

Donderdag 5 december zijn de twee partijen het eens over hoe de afspraken rond de gemeentepagina’s eruit moeten komen te zien. Nu uit hun overleg is gebleken aan welke eisen de gemeentepagina’s moeten voldoen, besluit de gemeente Gouda die op dat moment pas als aanbestedingsspecificaties op papier te zetten.

Vrijdag 20 december.
DPG media en de gemeente Gouda tekenen de raamovereenkomst voor het publiceren van het gemeentenieuws. De overeenkomst is een feit.


Communicatie voor de bühne
Terwijl de kluwen werd ontrafeld viel op hoe slecht er tussen de partijen is gecommuniceerd. Zo hield de gemeente een heel andere lezing over aan het openingsgesprek. Aan wethouder Bunnik (verder niet betrokken bij de zaak) rapporteert een ambtenaar dat zij in dat gesprek juist wél hebben gemeld dat wekelijkse papieren publicatie een uitsluitingsgrond was. PMN bezweert dat dit niet het geval was en hoopte de gemeente met haar visie te stimuleren tot mogelijke vernieuwing. Het wachten op de aanbestedingsspecificaties bleek uiteindelijk een doodlopend spoor, die zou namelijk nooit worden gedaan.

De gemeente Gouda heeft sinds haar eerste e-mail nooit meer aangegeven dat PMN zich naar de harde eisen moest schikken om in de race te kunnen blijven voor de aanbesteding. Nog voor de aanbesteding werkelijk van start ging lag PMN er al uit. Het heeft er alle schijn van dat dit ook de bedoeling was want dan kon de gemeente overgaan tot onderhandse gunning. De gemeente heeft zelf bedacht dat PMN niet zou voldoen aan de (nog op te stellen) eisen, zonder aan de leverancier voor te leggen.

Overtreden aanbestedingsregels
Niet alleen lijkt de aanbesteding vooringenomen, de gemeente overtrad ook twee formele aanbestedingsregels: gelijke behandeling van ondernemers die een kans maken op de opdracht en duidelijke informatie aan ondernemers geven over de opdracht (transparantie).

Achteraf heeft het er alle schijn van dat de communicatie van deze overheid nooit gericht is geweest om tot een vergelijk te komen, op een eerlijk speelveld. In dat geval was tijdig, volledig en transparant op de e-mails van PMN gereageerd. Het proces verliep hierdoor precies zoals vooraf werd voorzien, namelijk als een aanbesteding voor de Goudse Post.

In november 2019 had de NS (Nederlandse Spoorwegen) en vergelijkbaar probleem waarbij de rechter heeft besloten dat de NS het contract moest ontbinden om alsnog aan te besteden. Dat is de reden dat er nog steeds geen reclame in de poster vakken op station Gouda zichtbaar zijn

Heeft u lokaal nieuws uit Gouda of omgeving?
Mail het ons via 
redactie@degouda.nl

Download nu deGouda App voor iOS en Android

20-05-2020 09:30